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ファイルをメールに添付して送ったら、修正版が何通も行き交い、どれが最新なのか分からなくなる。チームで仕事をしていれば、こんな場面は珍しくありません。
この記事では、ファイルの保存、共有、共同編集ができるクラウドストレージ「Google ドライブ」を取り上げます。編集部が公式サイトで確かめた内容をもとに、特徴、向いている人、料金の見方、申し込む前の注意点を順に見ていきましょう。
Google ドライブとは？
Google ドライブは、Googleが提供するクラウドストレージです。保存、共有、共同編集を、ひとつの場所で行えるのが特徴。公式サイトは、個人から大企業まで幅広い利用者を想定したサービスとして紹介しています。
公式の説明によると、パソコンでもスマートフォンでも、ファイルのアップロード、閲覧、共有、編集ができます。使う端末が人によって違うチームでも、同じ置き場を見られる仕組みでしょう。
ドキュメント、スプレッドシート、スライドに加えて、Office形式のファイルやPDFも、ドライブ上で編集や整理ができると書かれています。ほかに100種類以上のファイルにアクセスできる、という案内もありました。
安全面については、コンプライアンスに準拠し、信頼性が高いクラウドインフラでデータを保管すると説明されています。ランサムウェア検出、クライアントサイド暗号化、Vaultなどのセキュリティ機能も挙げられています。機密性の高い資料を扱う組織は、この項目を公式サイトで詳しく見るとよいでしょう。
Google ドライブの主な特徴
1ユーザー15GBから始められる容量
公式サイトによると、容量は1ユーザーあたり15GBから5TBまで広げられます。追加の保存容量をリクエストできる機能も、あわせて案内されていました。まず小さく始め、ファイルが増えたら見直すという使い方もできるでしょう。
Gmailで受け取った添付ファイルは、受信トレイを離れずにドライブへ保存できます。AndroidやiOSのドライブアプリには、領収書や請求明細をスキャンして、検索できるPDFで保存する機能もあります。紙の書類が多い部署では、気になる機能かもしれません。
権限と有効期限を決めて共有できる
共有するときは、編集、コメント、閲覧の3つの権限から選べます。望まない操作を制限したり、共有に有効期限を設定したりと、アクセス権を細かく管理できる、というのが公式の説明です。取引先に資料を渡す場面では、役立ちそうな機能でしょう。
メールにファイルを添付する必要はなく、閲覧やダウンロード、共同編集を許可したい相手を招待します。チーム向けには共有ドライブも用意されています。ただし公式のよくある質問では、ビジネス向けのドライブで追加される機能と説明されていました。
同じファイルを同時に編集できる
ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、チームのメンバーや社外の人と、1つのファイルを同時に編集できます。共同編集者が編集中の内容を見たり、組み込みのチャットで話したり、コメントで質問したりできると、公式は説明しています。離れた場所にいても、同じ画面を見ながら進められる作りでしょう。
変更はすべて自動で保存されます。更新内容がドライブに残るため、だれもが常に最新版にアクセスできる、という考え方です。インターネット接続の有無にかかわらず作業できる、とも書かれていました。
AIによる検索と、パソコンとの同期
ドライブにはAIを活用した検索があり、ユーザーの動きに基づいて、関連性の高い結果を表示すると説明されています。「AIによる概要」では、引用元が明記された回答が得られるとのこと。探し回る手間を減らす工夫と言えるでしょう。
パソコン版のドライブはWindowsとmacOSで使え、ドライブのファイルが自動で最新版になります。リアルタイムのランサムウェア検出や、ファイルの復元も、パソコン版に組み込まれた機能として紹介されています。
Google ドライブが向いている人・向いていない人
公式の説明から、向き不向きを整理しました。
向いている人
- ファイルの最新版が分からなくなりがちなチームには、役立つでしょう。
- 社内外の人と、同じ資料を同時に編集したい人
- 共有する相手や期限を、権限ごとに決めたいと考える人にも合います。
- 領収書をスマートフォンでスキャンして保存したい人は、試す価値があるでしょう。
向いていない人
- 外部のクラウドにファイルを置いてはいけない決まりがある組織は、社内の規定を先に確かめてください。
- 15GBでは足りない量のファイルを扱う人は、容量の拡張や上位プランを検討しましょう。
- 履歴ビューのように、特定のプラン限定の機能が欠かせない人
使い方・利用の流れ
今回確認した公式ページには、利用開始の手順を番号で示した説明は見当たりませんでした。そこで、公式の機能の説明をもとに、役立ちそうな場面を編集部で推し量ってみます。
- 取引先に資料を渡すときは、メール添付の代わりに共有し、有効期限を付けておく使い方が考えられます。
- 社内の資料づくりでは、スプレッドシートを複数人で同時に編集し、コメントで確認し合う進め方はどうでしょうか。
- 外出先では、領収書をスマートフォンでスキャンして保存しておくと、あとで探しやすくなるでしょう。
いま使っているストレージからデータを移したい場合は、Googleが提供する移行ツールとサービスを使えると、公式は案内しています。
料金・プランの見方
2026年11月時点の公式サイトでは、容量は1ユーザーあたり15GBから5TBまでと案内されています。金額については、今回取得した範囲で確認できませんでした。最新の料金とプランは、公式の料金ページで確かめてください。
公式のよくある質問によると、Google WorkspaceのBusinessエディションとEnterpriseエディションでは、必要な保存容量に応じてプランを選べます。ビジネス向けのドライブには、より多くの保存容量と、より充実したサポート、チーム向けの共有ドライブが加わるとされています。この3点は、プランを選ぶときの目安になるでしょう。
見るポイントは、ユーザー数、1人あたりの容量、共有ドライブの有無、サポートの範囲の4つです。ほかのサービスと比べるときも、この4点を並べて見るとよいでしょう。
申し込む前に確かめたい注意点
- 履歴ビューは、Google WorkspaceのBusinessプランとEnterpriseプランで使えるプレミアム機能と案内されています。使いたい機能がどのプランに含まれるか、先に確かめてください。
- 共有ドライブは、ビジネス向けのドライブで追加される機能です。チームで使うなら、個人向けの範囲で足りるかを見ておきましょう。
- 共有の権限や有効期限は、設定して初めて働きます。共有する前に、相手の権限を確かめる習慣をつくっておきましょう。
- AIの回答には引用元が示されるとされていますが、大事な内容は元のファイルで確かめましょう。
まとめ
Google ドライブは、保存、共有、共同編集をひとつの場所で行えるクラウドストレージです。権限と有効期限を決めた共有、同時編集、AIによる検索など、チームでファイルを扱う場面に合う機能がそろっているのが強み。
一方で、共有ドライブや履歴ビューのように、プランによって使える機能が変わる点には注意が必要です。まずは自分たちに必要な機能を書き出し、公式の料金ページで照らし合わせてみてください。
公式サイト：https://workspace.google.com/intl/ja/products/drive/
※この記事は「メルマガクチコミナビ｜マーケティング担当者のための口コミ・評判サイト」の編集部に寄せられた各商品・サービスへの口コミ
